Qu'est ce qu'un entretien de recadrage ?

Les échanges réguliers créent un climat propice à la coopération et à la réussite globale dans l’entreprise. Alors qu’il est urgent de réconcilier le salarié avec l’entreprise parce que ce lien est générateur de performance et d’innovation, l’entretien de recadrage semble tomber comme un cheveu sur la soupe. Assimilé le plus souvent à une remontée de bretelles, le salarié convoqué à un entretien de recadrage s’attend à être remis en place, à subir des remontrances, des critiques sur son travail ou son attitude.

C’est dans ce contexte, de désamour, de méfiance, de désengagement et de crainte que vous, manager, allez devoir mener un entretien de recadrage, non seulement sans démotiver votre collaborateur mais en redonnant du sens et du plaisir à l’action.

Le rôle du manager

On parle de recadrage car dans un premier temps, il y a déjà eu cadrage. En tant que manager, il vous appartient de donner un cadre afin que chaque collaborateur puisse avoir des repères sur sa mission au sein de l’entreprise qui a ses codes, ses valeurs, ses règles, sa culture… Avant de convoquer un salarié à un entretien, il faut déterminer au préalable si les faits reprochés relèvent d’un entretien de recadrage ou disciplinaire car le fond et la forme diffèrent profondément.

En tant que manager, c’est à vous qu’il incombe d’apprécier la nature de la faute avant de convoquer votre collaborateur. La sanction doit être proportionnée à la faute commise et être en phase avec les sanctions prises précédemment. En effet, par souci d’équité, il ne peut y avoir deux poids deux mesures pour une même faute.

Sanction ou pas ?

L’entretien de recadrage ne peut pas donner lieu à une sanction. Il n’a pas cette vocation. Si vous optez pour l’entretien de recadrage, la convocation est orale. Vous prenez rendez-vous avec votre collaborateur en précisant la date, l’heure, le lieu et la raison de l’entretien. Lors de l’entretien de recadrage, le salarié ou collaborateur vient seul. Il n’a pas à être assisté par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise comme dans le cadre d’une procédure disciplinaire.

L’entretien de recadrage se fait à froid, ce qui permet de prendre du recul émotionnel et de pouvoir évoquer la situation problématique avec calme. En convoquant le collaborateur, vous donnez de l’importance à l’entretien. Cette démarche fait partie intégrante de votre mission. Elle fortifie votre autorité vis-à-vis de la personne concernée et de l’équipe toute entière. Elle répond au sentiment de justice, d’égalité de traitement et de pratique équitable que souhaite chaque salarié.

L’objectif de cet entretien est de comprendre l’origine du dysfonctionnement.Il ne s’agit pas d’accuser le collaborateur mais de l’aider à trouver une solution ou à l’accompagner dans sa difficulté passagère.

Dans quel délai ?

Pas plus de 48 heures. Il est préférable d’éviter de convoquer un salarié avant le week-end ce qui aura pour effet de le stresser et donc de créer un climat de méfiance ou de contre-attaque.

Où ?

Dans votre bureau ou dans un endroit calme dans lequel vous vous assurez de ne pas être dérangé. Il est préférable de ne pas répondre au téléphone.

Quels sont les prérequis ?

Le rôle du manager consiste à définir les fonctions et les responsabilités de chacun, les modes opératoires, le type de relations considérées comme normales entre l’organisation et ses membres, à donner les moyens techniques de production, de gestion et d’information, à fixer l’évaluation de la qualité, à donner de la cohérence et enfin à réguler les jeux individuels.

Avant d’initier un entretien de recadrage, posez-vous quelques questions importantes :

  • Si c’est un nouvel embauché, avez-vous fait le bon choix ? Ses qualifications, ses compétences, sa motivation sont-elles en adéquation avec le profil du poste ? Quelle politique d’intégration avez-vous mené ? A-t-il bénéficié d’un accompagnement personnalisé par un tuteur ou a-t-il dû s’adapter tout seul à son poste ? A-t-il pris connaissance du règlement intérieur, des consignes de sécurité, des procédures en vigueur ?
  • Quel est votre style de management ? Directif dans l’urgence ou auprès des salariés qui ont besoin de consignes précises? Persuasif pour soutenir l’action en expliquant le pourquoi et le comment des choses? Délégatif en vue de réaliser un objectif et non pas pour vous décharger d’une tâche indésirable en contrôlant a posteriori ou participatif pour associer vos collaborateurs à la prise de décision ? Les règles et les ordres sont-ils clairs pour votre équipe ? Les contraintes sont-elles trop fortes ? En quoi l’entreprise provoque-t-elle des jeux individuels et non collectifs ? Comment vos collaborateurs sont-ils informés ? Savez-vous vous rendre disponible pour l’équipe, écouter, concerter ? Etes-vous un relais motivé et motivant de la stratégie de l’entreprise ? inspirez-vous la confiance, le respect, la culture d’entreprise ? Mettez-vous à l’honneur votre équipe, ses idées, ses talents, la coopération entre ses membres ? Donnez-vous les moyens de la réussite ? Savez-vous féliciter vos collaborateurs, susciter l’adhésion ?
  • Connaissez-vous les attentes, les besoins et les motivations de vos collaborateurs ? Les attentes de ce collaborateur sont-elles comblées ou délaissées ? Quelles sont ses conditions de travail ? A-t-il eu récemment un entretien d’évaluation ? Comment s’est-il déroulé ? Est-ce la première fois qu’il y a un dysfonctionnement? Un fait marquant est-il advenu dans sa vie personnelle ? professionnelle ? A-t-il des objectifs ? Quelles ressources dispose-t-il pour les atteindre ? Quel est le système de récompense ? Quels sont les signes de reconnaissance que vous donnez ?

Dans quel état d’esprit ?

L’entretien de recadrage exige que la relation s’établisse dans la confiance pour faire émerger une solution ou un nouveau comportement. Le manager se veut sans préjugés, il n’est pas animé du désir de sanctionner l’erreur ou de désigner un coupable. Il souhaite comprendre les faits afin qu’ils ne se reproduisent pas et écouter les explications du collaborateur.

Recadrer sans démotiver - Editions GERESO 2014